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【法人設立】外国政府の署名証明もOKに(法務省)

商業登記の申請書に添付する外国人の署名証明書について

平成28年7月1日
法務省民事局商事課
 平成28年6月28日以降,商業登記の申請書に添付する外国人の署名証明書については,当該外国人が居住する国等に所在する当該外国人の本国官憲が作成したものでも差し支えないこととされましたので,お知らせいたします。
法務省ホームページの原文

パスポート認証の証明力

【認証】一定の行為または文書の成立・記載が正当な手続きでなされたことを公の機関が証明すること。

 パスポートのコピー認証、という業務があります。パスポート原本のコピーに対して、原本のコピーに間違いない、という証明書をつくる仕事です。パスポート認証ともいわれています。行政書士は原本とコピーを見比べることで、「間違いない」と証明することができます。

 弁護士も行政書士も厳密には「公の機関」ではありませんが、仕事として事実証明を行う権限を持っています。(行政書士のコピー証明が外国の政府や会社に通用するかどうかは、別問題です。外務省の認証を受けることが必要な場合や、行政書士の証明ではダメな場合もあります)

 あと、パスポート自体が本物かどうかを免許証など他のIDでダブルチェックして、「パスポート原本は、本物であるだろう」と推定します。

1・原本とコピーを見比べる
2・パスポート以外の証明物で所持人の本人確認をする

という行為が、パスポートのコピー認証作業に含まれます。本人に会って顔を確認すれば、さらに証明力が高まります。当オフィスでは、本人が事務所に来た場合には、それなりに証明事項を増やした認証文を書くようにしています。たとえば普通は、

1・原本とコピーを見比べて本物のコピーに間違いないという証明

だけを書きますが、本人が来所した場合には、次の証明もつけます。

2・文書内の証明写真が、本人の顔であることを直接会って確認したという証明
3・パスポート原本と他の身分証明書をつき合わせ、身分事項が合致していることを確認したという証明

   □   □

 ちなみに、パスポートのコピーと免許証のコピーだけを郵送してもらい、「パスポート認証」を行う行政書士の方がいます。これは証明力があまり高くないのではないか、と私は思っています。

パスポート原本を見ていないので、コピーが偽造されているかどうか(つまり真正なコピーか)見極められない。
パスポートコピーと免許証コピーをつき合わせても、本当に本人と断定できるのか分からない。(どちらのコピーも偽造されていたら、どうするのでしょうか)

 このあたり、行政書士会でガイドラインというか、何か指針でも出してくれるといいのに、と思います。

パスポートコピーに外務省の認証を受けられますか

【追加情報】2011年1月より日本公証人連合会の内部通知により、パスポートのコピーを各地の公証役場で認証してもらえるようになりました。公証手続きは当オフィスでも承っております。お気軽にご連絡ください。

 暑い日が続きますね。岡山県行政書士会も花火鑑賞会を企画したり、選挙担当の方があちこち飛び回られたりと、あわただしくしています。

 私の仕事でいえば、入管仕事が一息ついている代わりに、翻訳や外国向け認証の仕事がよく入っています。

 先週は、近く渡米するという岡山市の方から2件の相談がありました。個人用納税者番号(ITIN)を取得するためにアメリカ歳入庁(IRS)へパスポートのコピー(日本外務省の認証つき)を提出しなければならないそうで、パスポート認証手続きをしてほしい、というものです。

 平たく言うと、アメリカの役所へ身分証明の代わりにパスポートのコピーを提出するのです。その際、本当に本人のパスポートのコピーであるということを、自国の外務省かアメリカ大使館・総領事館に証明してもらい、その証明文のついた文書を出してくれ、といわれているのです。

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 このパスポートコピー認証、実はとても面倒な手続きになります。なぜなら、パスポートを発行している外務省自身が「パスポートのコピーが含まれる文書には一切認証しない」という運用をしているからです。コピーを認証すると、それを本物のように提示していろいろ悪事を働く人がいるからだそうです。

 ですが、やはり国外で一番確実な身分証明となるパスポートですから、「パスポートのコピーを公的機関に認証してもらって出せ」といわれることは多い。苦肉の策として、外務省は次のようなお触れを出しました。

「パスポートの身分事項を別の用紙に書き起こし、宣言書にしたら、認証してもよい」

 かくして、日本におけるパスポートコピーの外務省認証は、次のような手順をたどります。

(1)パスポートの記載事項を書き出した宣言書を作成
(2)公証役場で公証人が、宣言書に書かれた署名を認証
(3)地方法務局で地方法務局長が、公証人の公印を認証
(4)外務省で、地方法務局長の公印を認証
(5)ハーグ条約を締結していない国へ出す場合、その国の在日大使館・総領事館で認証

 行政書士は、宣言書をつくり、公証役場へ行き、法務局へ行き、外務省へ文書を郵送し…という一連の作業を行うことになります。

 公文書の証明は発行機関が行うのが原則、というか筋です。せっかくパスポート発給窓口を市町村にしているのですから、市町村でパスポートの記載事項証明を発行するようにしてほしいものです。そうすれば最低11,500円(公証人手数料)かかるコストも1000円くらいに下がるでしょう。私と公証人の仕事はなくなりますが(笑)、パスポートの内容1ページ分を認証するのに1万円以上支払うようなシステムは…、どうでしょうか。

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 ちなみにハーグ条約の締結国へ提出する文書である場合は、外務省がアポスティーユ(付箋つき認証)という特別な認証をすることで、上に書いた手続きが(4)までで終了します(アメリカなど)。それ以外の国へ提出する文書の場合は、(5)まで行わなければいけません(中国など)。あー、難しいですね。

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